ワンタッチ接続と3映像同時投影で、会議のあり方を刷新。
全国の拠点を結ぶビジネスを加速する。

全国269拠点を有し、生活インフラを支える物流プラットフォームを構築する株式会社丸和運輸機関様。BCP物流や全社DXを推進する同社では、既存のテレビ会議システムの老朽化と終売に伴い、拠点拡大に合わせた柔軟なオンライン会議環境の構築が急務となっていた。そこで今回、新たな会議インフラとして「Zoom Workplace、Zoom Rooms」および「HP Polyビデオ会議システム」を導入。これにより、ワンタッチでの会議開催や、最大3映像（役員・プレゼンター・資料）の同時投影を実現し、会議の準備時間とIT部門の運用負荷を大幅に削減。高品質な映像と音声で、物理的な距離を感じさせない円滑なコミュニケーション環境を確立している。

株式会社丸和運輸機関様では、既存のテレビ会議システムが終売し、拠点拡大に伴う追加導入が困難になっていた。さらに、従来はオンプレミス環境だったため、社外から会議に参加できないという課題もあった。また、会議を開催するにあたり、煩雑な準備作業が発生。ユーザーの誤接続によるトラブルも多発し、情報システム部門への問い合わせ対応に大きな負担があった。今回、会議システムのアップデートとハードウェアの選定にあたり、同社はショールームでのデモを体験。指定したエリア外の雑音を遮断するHP Polyの「アコースティックフェンス技術」や、話者自動フォーカス機能の精度の高さを実機で確認し、その品質に感銘を受けたという。また、KDDI Biz Edgeについて、臼井様は「今回はKDDI・Zoom・HP Polyの3社が連携して構築する必要がある中で、担当者が自社とメーカーの間に入り、細かな運用要件から現場でのセットアップまでを強力にリードしていただき、心強い存在でした」と高く評価している。

「Zoom Rooms」と「Poly」のシステムを組み合わせたことで、会議の準備効率が劇的に改善された。従来は会議室ごとに機器を持ち込んでケーブルをつないでいたが、導入後はタブレット端末から参加ボタンを押すだけで会議を開始できるようになった。これにより、事前の準備時間が大きく削減できたという。さらに、接続トラブルが解消されたことで、情報システム部への問い合わせも約30～40％減少。細かなトラブル対応業務から解放されたことで、本来注力すべきコア業務へと時間を割けるようになっている。また、Polyのシステムに搭載されている「アコースティックフェンス技術」により、会議室外の雑音やタイピング音などの不要なノイズがシャットアウトされ、発話者の声だけがクリアに届けられるようになった。これにより、聞き返しやストレスのないコミュニケーションが実現している。さらに、クラウド型のZoomへ移行したことで、インターネット環境さえあれば外出先や自宅からでも手軽に会議へ参加できるようになり、物理的な距離や場所に縛られない、より柔軟で迅速なビジネスの意思決定が可能となっている。

同社では月に数回、数十人が集まる全社規模の会議を実施している。今回の導入で最も高く評価されているのが、Zoom Roomsで実現可能な「最大3映像同時投影」の運用。大規模会議室で、役員・プレゼンター・資料の3つの映像を同時に投影できるようになったことに加え、Polyによる話者の自動フォーカス機能が連動することで、「誰が話しているのか」や「会議室の雰囲気」がリモート参加者にも鮮明に伝わるようになった。オンライン参加者からも「会議の見やすさが大きく向上し、集中できるようになった」と評価の声が上がっている。加えて、導入による波及効果として、Zoom Roomsの画面共有機能により、ケーブルの抜き差し（HDMI切替）が不要となり、画面共有までの時間が短縮された点も挙げられる。また、Zoomの録画機能を活用することで、正確なアーカイブが容易になり、議事録作成の効率が大幅に向上したという実務に直結するメリットも生まれている。

丸和運輸機関様のオンライン会議システムの概要